UTS Danışmanlık

UTS Danışmanlık

UTS danışmanlık, tıbbi cihaz ve kozmetik sektöründe faaliyet gösteren işletmelerin Ürün Takip Sistemi işlemlerini kurumsal bir düzen içinde yürütmesine yönelik profesyonel hizmettir. UTS Kurumsal; firma kayıtları, kullanıcı yetkilendirmeleri, belge ve ürün işlemleri, satış merkezi gereklilikleri, ürün hareket bildirimleri ve mevzuat güncellemelerini birlikte ele alır. Firmanın mevcut durumu incelenerek eksik işlemler belirlenir ve işletmeye özel bir çalışma modeli oluşturulur.

Ürün Takip Sistemi işlemleri yalnızca kayıt ekranlarında yapılan veri girişlerinden oluşmaz. Firmanın ticari rolü, ürünün niteliği, teknik belgelerin kapsamı ve tedarik zincirindeki hareketleri birbirine bağlıdır. Bu nedenle bir alanda yapılan yanlış işlem, diğer süreçlerde de uyuşmazlık oluşturabilir. Danışmanlık hizmeti, kayıtların firmanın gerçek faaliyetleriyle uyumlu biçimde yürütülmesini destekler.

UTS danışmanlık hizmeti hangi süreçleri kapsar?

UTS danışmanlık hizmeti, firmanın sisteme ilk kez tanımlanmasından kayıtlı ürünlerin güncelliğinin korunmasına kadar uzanan geniş bir çalışma alanını kapsar. Hizmet kapsamı işletmenin üretici, ithalatçı, distribütör, satış merkezi veya sağlık hizmet sunucusu olarak üstlendiği role göre belirlenir.

Firma ve kullanıcı işlemleri kapsamında kurumsal bilgiler, aktif kullanıcılar ve sistem yetkileri kontrol edilir. Ürün kaydı yapılacaksa cihazın teknik dosyası, etiketi, barkodu, modeli, kullanım amacı, risk sınıfı ve uygunluk belgeleri incelenir. Kozmetik ürünlerde ise ürün bildirimi, sorumlu kişi, güvenlilik dosyası ve ürün bilgilerinin sisteme doğru aktarılması gibi farklı gereklilikler gündeme gelebilir.

Kayıt sonrasında üretim, ithalat, alma, verme, kullanım veya tüketim gibi hareket bildirimleri de firmanın faaliyet biçimine göre ele alınır. Satış ve tanıtım çalışmalarının ilgili mevzuat sınırları içinde yürütülmesi için kullanılan ifadeler ve hedef kitle konusunda danışmanlık sunulabilir.

UTS Kurumsal, firmanın ihtiyaç duymadığı işlemleri standart bir paket içinde sunmak yerine mevcut yapıyı inceleyerek gerekli çalışma alanlarını belirler.

UTS danışmanlık yeni firmalar için nasıl planlanır?

UTS danışmanlık yeni kurulan işletmelerde firmanın hangi ürün grubunda ve hangi ticari rolle çalışacağının anlaşılmasıyla başlar. İşletme tıbbi cihaz üretecek, ithal edecek, başka firmalardan tedarik ederek satacak veya kozmetik ürün piyasaya sunacak olabilir. Her faaliyet farklı bir kayıt ve yetkilendirme düzeni gerektirir.

Firma unvanı, faaliyet adresi, vergi bilgileri ve yetkili kişiler kontrol edilir. Tıbbi cihaz satışı yapacak işletmeler açısından gerekli satış merkezi yetkilendirmeleri değerlendirilir. Sorumlu müdür ve ilgili personel düzeninin kurulması gereken durumlarda bu işlemler kayıt takvimine dâhil edilir.

Ardından firma adına sistemde işlem yapacak kullanıcılar belirlenir. Kullanıcıların görevlerine uygun erişim yetkileri tanımlanır ve işlemlerin tek bir kişinin bilgisine bağlı kalmaması için kurum içi sorumluluk düzeni oluşturulur.

UTS Kurumsal, yeni firmalar için iki aylık başlangıç hizmeti sunar. Bu çalışma döneminde temel kayıt, kullanıcı, yetkilendirme ve süreç altyapısı kurulur. Firmanın faaliyetleri devam ettikçe ihtiyaç duyulan mevzuat ve kayıt takibi yıllık hizmet modeliyle sürdürülebilir.

Firma yapısı neden kayıt öncesinde değerlendirilmelidir?

Ürün kaydı yapabilmek için firmanın Ürün Takip Sistemi’nde doğru rolle tanımlanmış olması gerekir. Bir işletmenin ticaret sicilinde sağlık alanında faaliyet göstermesi, sistemde bütün işlemleri yapabileceği anlamına gelmez. Yetkilendirme gerektiren faaliyetler için ilgili süreçlerin tamamlanması gerekebilir.

Üretici ile ithalatçının sorumlulukları aynı değildir. Yerli üretici teknik dosya, uygunluk ve ürün bilgilerini kendi firma yapısı üzerinden yürütür. İthalatçı ise yurt dışındaki üreticinin belgelerini, Türkiye’ye sunulan ürünlerin etiketini ve üreticiyle kurulan ticari ilişkiyi kontrol etmelidir.

Distribütör ve satış merkezlerinde ise ürünün ilk kaydından çok tedarik kaynağı, alma-verme bildirimleri ve satış kayıtlarının düzeni önem kazanabilir. UTS Kurumsal, işletmenin hangi işlemleri kendi adına yapacağını ve hangi işlemlerin tedarikçi tarafından tamamlanması gerektiğini belirler.

Tıbbi cihaz dosyaları nasıl kontrol edilir?

Tıbbi cihaz dosyası incelenirken ürünün yalnızca adı ve barkodu dikkate alınmaz. Ürünün kullanım amacı, çalışma biçimi, risk sınıfı, modeli, ambalaj düzeyi, etiketi ve üretici bilgileri birlikte değerlendirilir.

Uygunluk beyanı ve varsa sertifika üzerinde bulunan üretici unvanı ile ürün etiketindeki bilgiler aynı olmalıdır. Belgenin geçerli görünmesi tek başına yeterli değildir; kaydedilecek model veya ürün grubunun belge kapsamına dâhil olup olmadığı kontrol edilmelidir.

Aynı aile içinde farklı ölçü, kapasite veya teknik özelliklere sahip ürünler bulunabilir. Her varyasyonun barkod yapısı incelenerek ayrı kayıt gerekip gerekmediği değerlendirilir. Aynı ürünün tekrar kaydedilmesi veya ayrı tutulması gereken cihazların tek kayıt altında birleştirilmesi önlenmeye çalışılır.

Kullanım amacı teknik belgelerde bulunmayan pazarlama ifadeleriyle genişletilmemelidir. Ürün açıklaması, cihazın gerçek işlevini açık ve ölçülü biçimde yansıtmalıdır.

Kozmetik ürün süreçleri nasıl ele alınır?

Kozmetik ürünlerin Ürün Takip Sistemi işlemleri, tıbbi cihaz kayıtlarından farklı bir yapıya sahiptir. Ürünün bileşimi, kullanım amacı, sorumlu kişi bilgileri, etiket yapısı ve güvenlilik değerlendirmesi kendi mevzuat çerçevesinde ele alınır.

Bir ürünün kozmetik olarak tanımlanabilmesi için sunuluş biçimi ve ürüne atfedilen etkiler önemlidir. Hastalık tedavisi veya tıbbi sonuç vadeden ifadeler ürünün mevzuat konumunu etkileyebilir. Bu nedenle kayıt ile pazarlama metinleri arasında uyum bulunmalıdır.

Ürün bildirimi yapılırken etiket, içerik bilgileri ve ticari sunum birlikte değerlendirilir. Üretici, ithalatçı veya sorumlu kişi bilgilerindeki değişikliklerin sisteme nasıl yansıtılacağı belirlenir.

UTS Kurumsal, tıbbi cihaz ve kozmetik ürünler için aynı kayıt yöntemini kullanmaz. Her ürün grubunun kendi teknik ve mevzuata ilişkin gereklilikleri doğrultusunda çalışma yürütür.

UTS danışmanlık kayıt sorunlarında nasıl yol gösterir?

UTS danışmanlık, tamamlanmayan başvuruların veya mevcut kayıtlardaki uyuşmazlıkların incelenmesini de kapsar. Öncelikle sistemde görünen hata ya da eksiklik açıklaması değerlendirilir. Ardından ilgili firma, belge ve ürün bilgileri karşılaştırılır.

Sorun kullanıcı yetkisinden kaynaklanıyorsa ürün dosyasında değişiklik yapmak doğru çözüm olmayacaktır. Benzer şekilde ürün modeli belgenin kapsamında görünmüyorsa yalnızca sistemdeki ürün adını değiştirmek yeterli olmayabilir. Hatanın ortaya çıktığı ekran ile temel nedeni birbirinden ayrılmalıdır.

UTS Kurumsal, dosyayı bütün olarak ele alarak hangi bilginin veya belgenin düzeltilmesi gerektiğini belirler. İşlem resmî değerlendirmeye yeniden sunulmadan önce yapılan değişikliklerin diğer kayıtlarla çelişip çelişmediği kontrol edilir.

Danışmanlık hizmeti kesin onay veya sabit sonuç süresi garantisi vermez. Resmî karar ilgili otoritenin yetkisindedir. Hizmet, başvurunun güncel mevzuat ve mevcut belgeler doğrultusunda doğru hazırlanmasına odaklanır.

Satış ve tanıtım faaliyetleri kayıtlarla nasıl ilişkilidir?

Tıbbi cihaz veya kozmetik ürünün sistemde kayıtlı olması, her türlü reklam ve tanıtımın serbest olduğu anlamına gelmez. Ürün hakkında kullanılan ifadelerin kullanım amacı, teknik belgeler ve ilgili tanıtım kurallarıyla uyumlu olması gerekir.

Tıbbi cihaz tanıtımlarında hedef kitle, ürünün niteliği ve tanıtımı yapan firmanın yetkisi dikkate alınmalıdır. Ürünün teknik dosyasında bulunmayan sonuçların vaat edilmesi veya cihazın kullanım amacının dışına çıkan ifadeler kullanılması mevzuat riski oluşturabilir.

Kozmetik ürünlerde de hastalık tedavisi çağrışımı yapan veya ürünün işlevini aşan beyanlardan kaçınılmalıdır. Web sitesi, sosyal medya, broşür, saha sunumu ve ürün etiketi birbiriyle çelişmemelidir.

UTS Kurumsal, kayıt bilgilerinin pazarlama diliyle uyumunu değerlendirerek ürünün doğru hedef kitleye, doğru ifadelerle sunulmasına destek olur.

Kayıt sonrası bildirim düzeni nasıl kurulur?

Tıbbi cihazların üretim veya ithalattan son kullanıcıya kadar olan hareketleri sistem üzerinden izlenebilir. Firmanın rolüne göre üretim, ithalat, alma, verme, kullanım, tüketim, tüketiciye verme veya ürünün sistemden çıkarılmasına ilişkin farklı bildirimler gerekebilir.

Satış işlemiyle sistem bildiriminin aynı düzen içinde ilerlemesi önemlidir. Fatura kesilmiş ancak verme bildirimi yapılmamışsa ya da karşı firma alma hareketini tamamlamamışsa sistem stoğu ile fiilî stok arasında fark oluşabilir.

Firma içinde depo, satış ve kayıt sorumlularının görevleri belirlenmelidir. Bildirimlerin ne zaman yapılacağı, kimin kontrol edeceği ve hatalı işlem görüldüğünde nasıl hareket edileceği yazılı bir iş düzenine bağlanabilir.

UTS Kurumsal, işletmenin günlük operasyonuna uygun bir bildirim akışı kurulmasını sağlar ve çalışanların işlemleri doğru biçimde uygulamasını destekler.

UTS danışmanlık neden sürekli bir çalışma olmalıdır?

UTS danışmanlık yalnızca ilk firma veya ürün kaydında ihtiyaç duyulan bir hizmet değildir. Mevzuat hükümleri, sistem uygulamaları, ürün belgeleri ve firma bilgileri zaman içerisinde değişebilir. Yeni ürün eklenmesi, üretici adresinin güncellenmesi veya sertifikanın yenilenmesi mevcut kayıtların yeniden değerlendirilmesini gerektirebilir.

Yıllık profesyonel hizmet kapsamında kozmetik ve tıbbi cihaz mevzuatı, ÜTS işlemleri, satış, tanıtım ve reklam düzenlemeleri ile güncel değişiklikler takip edilir. Firma, yeni bir karar almadan önce danışmanlık alarak sürecin kayıt ve mevzuat etkisini değerlendirebilir.

Sürekli çalışma modeli, bilgilerin yalnızca bir personele bağlı kalmasını önlemeye de yardımcı olur. Ürün ve belge dosyaları belirli bir düzen içinde tutulur, yaklaşan belge süreleri izlenir ve değişiklikler ilgili birimlere aktarılır.

UTS Kurumsal ile firmanıza özel çalışma modeli oluşturun

Tıbbi cihaz ve kozmetik sektörlerinde her firmanın kayıt ihtiyacı farklıdır. Ürün sayısı, faaliyet modeli, ithalat yapısı, mevcut belgeler ve satış kanalları hizmet kapsamını doğrudan etkiler.

UTS Kurumsal, yeni kurulan firmalarda temel altyapıyı oluştururken faaliyeti devam eden işletmelerde mevcut kayıtları ve süreçleri inceler. Tek seferlik başvuruların yanında yıl boyunca devam eden mevzuat ve operasyon desteği sunar.

UTS danışmanlık ihtiyacınızı yalnızca bir sorun ortaya çıktığında değil, yeni ürün ve faaliyet planlarınız başlamadan önce ele alın; sürdürülebilir bir kayıt düzeni kurmak için UTS Kurumsal ile iletişime geçin.